آیا تا به حال احساس کرده‌اید که ساعات کافی در روز برای هر کاری که باید انجام شود، وجود ندارد؟ یک دقیقه احساس می‌کنید همه چیز را تحت کنترل دارید، و لحظه‌ی بعد، از پاهای خود فرار می‌کنید و به این فکر می‌کنید که تمام زمان به کجا رفته است و چگونه زمان را از دست داده‌اید. اگر شما هم این‌گونه‌اید، پس تنها نیستید! فقط نیاز به مدیریت زمان دارید. خبر خوب این است که مدیر زمان مهارت قابل یادگیری و اکتسابی میابشد! شما مانند هر مهارت دیگری، می‌توانید یاد بگیرید که زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، بنابراین احساس نمی‌کنید که توسط فهرستی از کارهای بی‌پایان بلعیده شده‌اید.
در مقاله امروز، ما در مورد مدیریت زمان و همه چیزهایی که در مورد آن باید بدانید صحبت می‌کنیم، از مفهوم اولیه (مدیریت زمان چیست) گرفته تا تکنیک‌ها و مراحل مدیریت زمان. پس اگر شما هم می‌خواهید تا با اصول و تکنیک‌های مدیریت زمان آشنا شوید و اصولی آن را یاد بگیرید، این مطلب را از دست ندهید و تا انتها همراه فراکوچ باشید.
مدیریت زمان چیست؟
در مورد مدیریت زمان مطالب زیادی گفته و نوشته شده است. اما واقعاً مدیریت زمان چیست؟ و چگونه می‌توانید از آن برای بهبود بهره‌وری خود در محل کار و روال شخصی استفاده کنید؟
به بیان ساده، مدیریت زمان مهارت سازماندهی و برنامه‌ریزی کارها و فعالیت‌ها برای دستیابی به اهداف خود به طور مؤثرتر است. این است که بداند چه کاری و چه زمانی باید انجام دهد. با مدیریت زمان مؤثر، می‌آموزید که چگونه:
- زمان را پیگیری کنید
- از زمان تا حد امکان به طور مؤثر استفاده کنید
- از منابع قابل دسترس خود به بهترین شکل استفاده کنید
- تکنیک‌های مدیریت زمان را برای درک اینکه چرا تمرکز روی یک کار ضروری است، به کار ببرید
- و پرهیز از اتلاف وقت
اگر بر توانایی مدیریت زمان مسلط باشید، دیگر هرگز احساس نخواهید کرد که کنترل برنامه خود را از دست داده‌اید. شما مجموعه مهارت‌های مناسبی برای متمرکز ماندن، سازماندهی و رعایت هر ضرب‌الاجل خواهید داشت.
چرا مدیریت زمان اهمیت دارد؟
در مورد مدیریت زمان دو چیز وجود دارد: ۱) زمان پول است. ۲) اگر شما زمان خود را مدیریت نمی‌کنید، شخص دیگری سعی می‌کند آن را برای شما در یک مقطع زمانی مدیریت کند که این مکن است مدیر تیم، مدیر پروژه یا حتی یک مشتری شما باشد، اما نتیجه مطمئناً آن چیزی نخواهد بود که شما می‌خواهید یا نیاز دارید.
به عنوان مثال، شما نمی‌خواهید خود را در موقعیتی قرار دهید که مدیرتان روز خود را صرف مدیریت خرد تمام وظایف محوله به شما کند. به همین دلیل یادگیری چگونگی مدیریت زمان بسیار مهم است. تلاش برای حضور در همه جا به یکباره تنها منجر به این می‌شود که خود را تحت فشار قرار دهید و یک سیستم مدیریت زمان واقعاً ضعیف داشته باشید.
این اتفاق باعث می‌شود تا شما هیچ توجه کیفی به کار خاصی نداشته باشید؛ زیرا زمان کافی را صرف درک این موضوع نمی‌کنید که آن کار یا پروژه چه چیزی را برای ایجاد یک نتیجه عالی به دنبال دارد. لازم به ذکر است که همین امر در مورد زندگی شخصی همه ما نیز صادق است. همین موضوع دلیلی بر اهمیت مدیریت زمان است و پاسخی قاطع برای یادگیری مراحل مدیریت زمان و تکنیک‌های آن که در ادامه آورده شده است.
بنابراین، چه در محل کار و چه در خانه، تسلط بر مدیریت زمان می‌تواند به شما کمک کند تا کنترل زمان خود را به دست آورید، مهارت‌های مدیریت زمان خود را بهبود ببخشید و بهره‌وری خود را افزایش دهید؛ زیرا در زمان صرفه‌جویی می‌کنید. ببینیم چطور
مراحل مدیریت زمان
اگر به دنبال راه‌های جدیدی برای مدیریت بهتر زمان خود هستید، احتمالاً زندگی شلوغی دارید. احتمالاً مسئولیت‌های زیادی دارید و مدیریت مؤثر زمان می‌تواند چالش برانگیز باشد، چه رسد به اینکه به این فکر کنید که چه نکاتی را برای مدیریت زمان امتحان کنید.
به همین دلیل است که مراحل مدیریت زمان را برای شما به ۵ مرحله تقسیم کرده‌ایم و برایتان آورده‌ایم؛ این مراحل کلیدی برای تعادل سالم کار و زندگی هستند و می‌توانند کمک بسیاری کنند تا از روزتان بیشتریم بهره را ببرید. بیایید آنها را بررسی کنیم!
۱- عادات خود را تجزیه و تحلیل کنید
هنگام کار روی یک کار چقدر زمان می‌گذارید؟ با چه سرعتی می‌توانید کار را با موفقیت انجام دهید؟ آیا می‌بینید که باید چندین بار کار را دوباره انجام دهید، زیرا کاملاً انتظارات شما را برآورده نمی‌کند؟ سؤالاتی از این قبیل برای اینکه ببینید چگونه وظایف و پروژه‌های مختلف را مدیریت می‌کنید، مهم هستند؛ بنابراین یک لحظه وقت بگذارید تا واقعاً عادات کاری روزانه خود را بشناسید و بفهمید که برای هر کار چقدر زمان می‌گذارید. این مورد یکی از کلیدی‌ترین مراحل مدیریت زمان است. همچنین لازم به ذکر است که در تکنیک‌های مدیریت زمان هم بسیار استفاده می‌شود.
۲- اهداف واقع‌بینانه تعیین کنید
در مورد آنچه می‌توانید در یک روز به دست آورید با خودتان صادق باشید و اهداف واقع بینانه‌ای را برای تعداد وظایفی که می‌خواهید در هر روز، هفته یا ماه انجام دهید تعیین کنید. با داشتن بهترین مدیریت زمان اگر اهدافی که تعیین می‌کنید کاملاً غیرواقعی باشند، برای شما مفید نخواهد بود. همچنین، به طور مکرر اهداف خود را بازبینی کنید، زیرا ممکن است با پیشروی پروژه تغییر کنند.
۳- پروژه‌های بزرگ را به کارهای کوچک خرد کنید
همان‌طور که مشخص است، از تکنیک‌های مدیریت زمان خرد کردن کارهای بزرگ به کارهای کوچک‌تر است. هنگام کار بر روی پروژه‌های بزرگ، مهم است که آنها را به کارهای کوچکی تقسیم کنید که می‌توانند در عرض چند روز یا چند هفته به پایان برسند. به این ترتیب، شما می‌توانید انتظارات خود و تیم خود را مدیریت کنید، بنابراین انگیزه خود را حفظ کرده و در کل پروژه شتاب خود را نگه دارید.
۴- اولویت‌ها را تعیین کنید
یکی دیگر از مهم‌ترین مراحل مدیریت زمان، تعیین اولویت‌ها است. فهرستی از همه کارهایی که باید در طول هفته یا ماه انجام دهید، همراه با مهلت‌ها و اولویت‌ها تهیه کنید.
اگر ده مورد را برای امروز در دستور کار دارید، پنج مورد را انتخاب کنید که باید فوراً انجام شود و زمانی را برای آن کارها اختصاص دهید. لازم به ذکر است که تکنیک‌های مدیریت زمان موفق به توانایی شما در تمرکز بر روی وظایف انتخابی‌تان بستگی دارد.
۵- یک برنامه زمان بندی ایجاد کنید
اطمینان حاصل کنید که هر کار دارای بازه زمانی خاص خود در تقویم شما باشد تا در طول مسیر چیزی از بین نرود. ایجاد یک برنامه می‌تواند به شما کمک کند تا با اهمال‌کاری و احساس غرق شدن در لیست کارهای روزانه خود مقابله کنید.
تکنیک‌های مدیریت زمان
تکنیک‌های مدیریت زمان که به عنوان روش‌های مدیریت زمان نیز شناخته می‌شوند، بسته به ماهیت کار در نظر گرفته شده، بسیار متفاوت هستند. برخی از روش‌ها برای کارهای خاص به خوبی کار می‌کنند؛ اما برخی دیگر نه.
برای دانستن اینکه کدام روش برای هر کار بهتر عمل می‌کند، ممکن است کمی زمان ببرد. مدیریت زمان چیزی نیست که به طور خودکار اتفاق بیفتد – این کار به تمرین نیاز دارد. یک مهارت است؛ مانند هر چیز دیگری، باید آن را یاد گرفت و با تکرار آن را تقویت کرد.
بنابراین، بسیار مهم است که یک تکنیک مدیریت زمان مولد را پیدا کنید که برای شما مفید باشد و از آن استفاده کنید. در اینجا چند روش مدیریت زمان آورده شده است که می‌توانید امتحان کنید:
- ردیابی زمان: میزان زمانی را که برای انجام کارها صرف می‌کنید با برنامه یا نرم‌افزار ردیابی زمان، در میان ابزارهای دیگر، ردیابی می‌کنید.
- مسدودکردن زمان: شما لیست کارهای خود را به بخش‌های زمانی تقسیم می‌کنید تا بتوانید در هر زمان بر روی یک کار تمرکز کنید. تکنیک‌های مختلفی برای مسدودکردن زمان وجود دارد، مانند دسته‌بندی وظایف و …
- قانون ۸۰/۲۰: یکی از معروف‌ترین تکنیک‌های مدیریت زمان قانون ۸۰ / ۲۰ است که به عنوان اصل پارتو نیز شناخته می‌شود. این قانون ادعا می‌کند که نزدیک به ۸۰ درصد از پیامدها ناشی از ۲۰ درصد علل هستند؛ بنابراین زمانی که به فهرست اولویت‌های خود نگاه می‌کنید، باید به دنبال کارهایی باشید که می‌توانند بیشترین تأثیر را داشته باشند و ابتدا روی آنها کار کنید.
نکته پایانی
اگر متوجه شدید که دائماً از کارهای زیادی که باید در طول روز انجام دهید عقب مانده‌اید، یک برنامه و استراتژی مدیریت زمان چیزی است که شما نیاز دارید. یک سیستم مدیریت زمان خوب به شما می‌تواند کمک کند تا به اهداف خود دست یابید و مهم‌تر از آن به شما کمک می‌کند تا در یک چارچوب زمانی واقع‌بینانه به آنها برسید. پس امتحان کنید، از هر روز بهترین استفاده را ببرید و در نهایت یک سیستم مدیریت زمان پیدا خواهید کرد که به شما کمک می‌کند تمرکز خود را حفظ کرده و بهره‌وری بیشتری داشته باشید!
با تشکر فراوان که وقت خود را به ما سپردید و این مقاله را خواندید. در صورت داشتن هرگونه سؤال، انتقاد و یا پیشنهاد می‌توانید با تیم فراکوچ تماس بگیرید.
دیدگاه‌ها
میلاد
یکی از چالش های همیشگی من کمبود وقت ناشی از عدم مدیریت درست مان بوده و هست، فکر می کنم خیلی های دیگه هم این مشکل رو داشته باشن، نکاتی که اینجا ذکر شده میتونه کمک خوبی برای دوستان باشه. خوب بود مرسی.
یاسر متحدین
سپاس از همراهی شما
دیدگاه شما